Компания БелБагетМастер, сеть багетных мастерских в Минске, столкнулась с трудностями в управлении более чем 100 кастомными заказами одновременно. Ранее команда использовала Trello, что работало на небольшом объеме, но с увеличением нагрузки выявились проблемы. После того как Trello ушел из России и Беларуси, БелБагетМастер перешла на Кайтен, который стал отличной альтернативой.
Одним из ключевых требований к новому инструменту была визуализация заказов. Теперь сотрудники могут видеть статусы заказов на главной доске, не заходя в каждую карточку. Это значительно упростило процесс, так как в производстве работают люди с ограниченными навыками работы на компьютере.
Каждый заказ начинает свой путь с создания карточки дизайнером, где фиксируются все необходимые параметры и фотографии. Заказы распределяются по салонам, а также учитываются промежуточные статусы, что помогает избегать потерь информации. В случае задержек ответственный специалист может заблокировать карточку и указать причину, что облегчает коммуникацию.
Дистанционные заказы обрабатываются на отдельной доске, что позволяет контролировать их поток и загруженность дизайнеров. Эта система помогает улучшить процесс согласования дизайна, оплаты и упаковки.
С переходом на Кайтен, компания смогла сократить количество просроченных заказов, которые ранее составляли около 50%. Теперь вся информация о статусах доступна в режиме реального времени, что позволяет руководителям принимать более обоснованные решения. В будущем БелБагетМастер планирует перейти к управлению процессами на основе данных, чтобы сделать контроль еще более эффективным.